Ticaret Sicil Müdürlüklerine gitmeye gerek kalmadan şirket kuruluşu ve yeni yetkili atama işlemlerinin yapılabilmesine yönelik değişiklikler 20.02.2021 tarihi itibariyle yürürlüğe girmiştir.

Ticaret Bakanlığı tarafından hazırlanan “Şirket Kuruluş Sözleşmesinin Ticaret Sicili Müdürlüklerinde İmzalanması Hakkında Tebliğde Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ” (‘’Değişiklik Tebliği’’) 20.02.2021 tarihli 31401 sayılı Resmi Gazete ’de yayımlanarak yürürlüğe girmiştir. Söz konusu değişiklikle, işletmelerin imza beyanlarının tamamen elektronik ortamda temin edilebilmesine ilişkin yasal altyapı düzenlemelerine yer verilmekle birlikte noter tasdikli imza beyannamelerinin de Ticaret Sicil Müdürlükleri tarafından yeniden kabul edileceği düzenlenmiştir.

Şirket Kuruluş Sözleşmesinin Ticaret Sicili Müdürlüklerinde İmzalanmasına İlişkin Değişiklikler Nelerdir?

1. Madde 12’de yapılan değişiklikle, şirket kuruluş sözleşmelerinde imza beyannamelerinin elektronik ortamda verilebilmesine ilişkin düzenlemeler getirilmiştir. Maddeye göre;

• Gerçek kişi tacir ile tüzel kişi tacir adına imzaya yetkili olanların imzaları, bunların ticaret siciline tescili sırasında kamu kurum ve kuruluşlarının veri tabanlarında tutulan imza verilerinden elektronik ortamda temin edilerek MERSİS’e kaydedilecektir. Ticaret Bakanlığı, imza verilerinin elektronik ortamda teminine yönelik ilgili kurum veya kuruluşlarla protokol yapacaktır.
• İlgili veri tabanında imza kaydının bulunmaması veya kaydın temin edilememesi halinde ise ilgililerin imzaları, fiziki olarak notere onaylattırılmak veya herhangi bir müdürlükte yetkilendirilmiş personel huzurunda yazılı beyanda bulunmak suretiyle müdürlüğe verilecektir. Yabancı ülkede bulunan imzaya yetkili kimselerin imza beyanı, bunların imzalarının o ülkedeki Türk konsolosluğu ya da o ülke mevzuatı uyarınca yetkili makamlarca onaylanması suretiyle düzenlenebilecektir.
• Yabancı ülke makamlarınca düzenlenen imza beyanlarının, Türk konsolosluğundan veya Yabancı Resmi Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılması Sözleşmesi hükümlerine göre onaylatılması ve noter onaylı Türkçe çevirisi ile birlikte müdürlüğe verilmesi zorunludur.
• Limited şirketlerin kuruluşunun tescilinde imza kaydının elektronik ortamda temin edilemediği hallerde, fiziki imza beyannamesi yalnızca müdürlükte düzenlenecektir.

2. İmza verilerin temin edilemediği durumda, imza beyannameleri sicil müdürlüklerinde düzenlenecektir. Madde 13’te yapılan değişikliğe göre;

• Fiziki imza beyannamesi düzenlenmesi amacıyla ilgililerce herhangi bir ticaret sicil müdürlüğüne başvurulabilir. Tescil başvurusu MERSİS üzerinden onaya gönderilerek talep numarası alınır.
• Yetkilendirilmiş personel, imzasını beyan edecek şahsın kimlik bilgilerini doğrular ve oluşturduğu imza beyan formunu ilgiliye imzalatır. Form, mühür basılmak ve imzalanmak suretiyle yetkilendirilmiş personel tarafından onaylanır.
• Başvurunun tescil işleminin yapılacağı müdürlük dışında bir müdürlüğe yapılması halinde beyanname iki nüsha olarak düzenlenecek ve beyannameyi düzenleyen müdürlük, beyannamenin bir nüshasını fiziki ve bir örneğini de elektronik ortamda ilgili müdürlüğe gönderecektir.
• Başka bir müdürlükte düzenlenen imza beyannamesinin elektronik ortamda tescili yapacak müdürlüğe iletilmesi üzerine fiziki nüshanın müdürlüğe ulaşması beklenmeksizin şirketin kuruluş veya işletmenin açılışı ile imzaya yetkili olanların tescili yapılır. Beyannamenin fiziki sureti de tescili yapan müdürlüğe ulaşmasının ardından sicil dosyasına konulur.

3. Tebliğ’in 5’inci maddesi ile yapılan değişiklik kapsamında, imza beyannamesi verilmesine gerek olmayan durumlar aşağıdaki şekilde düzenlenmiştir;

• Gerçek kişi tacir, ticari temsilci ile tüzel kişi tacir imza yetkililerinin aynı ticari işletme veya şirketin sicil dosyasında daha önce temin edilen imza verisinin veya imza beyannamesinin bulunması halinde, ayrıca imza beyannamesi verilmesine gerek olmayacaktır.
• Kurucunun, şirket sözleşmesini müdür veya müdür yardımcısı yahut yetkilendirilmiş personel huzurunda asaleten imzalaması ve aynı zamanda şirketi temsile yetkili olması durumunda, ayrıca imza beyannamesi verilmesine gerek olmayacaktır.
• Şirket sözleşmesinin müdür veya müdür yardımcısı yahut yetkilendirilmiş personel huzurunda vekâleten imzalanması ve kurucunun aynı zamanda şirketi temsile yetkili olması durumunda, kurucunun ıslak imzasını ihtiva eden vekâletnamenin müdürlüğe verilerek sicil dosyasına konulması koşuluyla ayrıca imza beyannamesi verilmeyecektir.
• Vekâletnamenin yabancı bir ülkede düzenlenmesi halinde, Türk konsolosluğundan veya Yabancı Resmi Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılması Sözleşmesi hükümlerine göre tasdik ettirilmesi ve noter onaylı Türkçe çevirisi ile birlikte müdürlüğe verilmesi durumunda da ayrıca imza beyannamesi verilmesine gerek olmayacaktır.
• Bir kişinin bir ticaret şirketiyle birlikte şubesine yahut aynı ticaret şirketinin birden fazla şubesine imzaya yetkili olarak atanması durumunda; ticaret şirketi veya şubeleri aynı sicil çevresi içerisinde olmak kaydıyla ayrıca imza beyannamesi verilmesine gerek olmayacaktır.

Elektronik İmza Verisinin Saklanması Usulü, “Elektronik ortamda temin edilen imza verisinin fiziki sureti ile fiziki ortamda düzenlenen imza beyannameleri şirketin ya da işletmenin ticaret sicili dosyasında saklanır.” şeklinde belirlenmiştir.