8 Mart itibariyle Uzaktan Müşteri Yönetimi Başlıyor!

Bankacılık sektöründe bir süredir uygulanan, dolayısıyla sermaye piyasalarının da bir süredir beklediği, uzaktan müşteri kimlik tespiti ile sözleşme ilişkisi kurulması imkanı, portföy yönetim şirketleri ve aracı kurumlar bakımından da artık mümkün. Sermaye Piyasası Kurulu tarafından yayımlanan “Aracı Kurumlar ve Portföy Yönetim Şirketleri Tarafından Kullanılacak Uzaktan Kimlik Tespiti Yöntemlerine ve Elektronik Ortamda Sözleşme İlişkisinin Kurulmasına İlişkin Tebliğ (III-42.1)” ile bundan böyle, portföy yönetim şirketleri ve aracı kurumlar da Bankalar, Faktoring, Finansman Şirketleri gibi, personel ile müşterinin; fiziksel olarak aynı ortamda bulunmasına gerek olmadan, çevrim içi görüntülü görüşme vasıtasıyla uzaktan sözleşme ilişkisi kurabilecekler.

Yayınlanan tebliğde öne çıkan konular kimlik tespiti yapacak personelin eğitimi, görüntülü görüşme süreci ve sonrasında uyulması gereken genel ilkeler, kullanılabilecek yöntemler, verilerin kaydedilmesi ve sorumluluktur.

Personelin Eğitimi

Uzaktan kimlik tespiti yapacak personelin bu konuda eğitim almış olması gerektiğinin altı çizilmektedir. Görevlendirilen personelin yılda en az bir defa ve her bir mevzuat değişikliği sonrası kişisel verilerin korunması mevzuatı da dahil olmak üzere eğitim alması sağlanmalıdır. Yine bu personelin, yaşanabilecek güvenlik zafiyetlerinin engellenmesine yönelik gerekli tedbirlerin alındığı, erişimi sınırlandırılmış ayrı ve uygun alanlarda çalışması gerekecektir.

Risk Değerlendirmesi

Düzenlemeler doğrultusunda, uzaktan kimlik tespiti sürecinde görüntülü görüşme başlamadan önce kişinin başvurusu uzaktan kimlik tespiti sürecinin işletildiği aracı kurum veya portföy yönetim şirketi uygulaması üzerinden elektronik ortamda doldurulan bir form ile alınacaktır. Bu formda, Mali Suçları Araştırma Kurulu’nun uzaktan kimlik tespiti bakımından belirlemiş olduğu tedbirler çerçevesinde bilgiler talep edilecektir. Alınan veriler doğrultusunda aracı kurum veya portföy yönetim şirketi tarafından kişi hakkında risk değerlendirmesi gerçekleştirilecektir. Risk değerlendirmesi sonucunda gerekiyorsa görüntülü görüşme başlatılmadan süreç sonlandırılabilecektir.

Kişisel Verilerin Korunması ve Verilerin Saklanması

Kişinin uzaktan kimlik tespitinin yapılması amacıyla özel nitelikli kişisel verilerden sadece biyometrik verisi kullanılabilecek ve kişinin buna dair açık rızasının elektronik ortamda kayıt altına alınması gerekecektir. Kişisel verilerin korunması hususunda hassasiyet vurgulanmaktadır. Ayrıca, yapılan görüntülü görüşmeler uçtan uca güvenli iletişim ile gerçekleştirilecektir. Uzaktan kimlik tespiti süreci kayıt altına alınmalı ve süreçteki belgeler 10 yıl süre ile saklanmalıdır.

Uzaktan Kimlik Tespitinde Yöntemler

Riskin ve olası suistimalin önüne geçilebilmesi bakımından önemli mekanizmalar öngörüldüğü gözlemlenmektedir. Bunun yanı sıra kimlik doğrulama süreçleri ve kullanılacak teknik yöntemlere de yer verilmiştir. Aracı kurum veya portföy yönetim şirketlerinin sahte yüz teknolojisine dair riskleri önlemeye yönelik ilave tedbirleri alması gerekliliği ve bu kapsamda alınacak tedbirler de yeni düzenlemeler arasında yer almaktadır. Risk temelli yaklaşımla alınacak tedbirler bakımından, Mali Suçları Araştırma Kurulu Genel Tebliği (Sıra No:19)’nde yer alan uzaktan kimlik tespitinde alınması gereken sıkılaştırılmış tedbirler dikkate alınacaktır.

Sorumluluk

Kişilere ya da üçüncü bir tarafa yükümlülük doğuran işlemlerde itiraz halinde ispat yükümlülüğünün aracı kurum veya portföy yönetim şirketinde olacağı belirtilmiştir. Dolayısıyla, uzaktan kimlik tespiti ile kimlik tespiti yapılan kişilerin farklı bir risk profilinde izlenmesi büyük önem arz etmektedir. Sermaye Piyasası Kurulu, aracı kurum ve portföy yönetim şirketinin uzaktan kimlik tespit sürecine ilişkin hükümlere uymaması durumunda, uzaktan kimlik tespiti uygulamasını durdurabilecek veya kısıtlayabilecektir.

Elektronik Ortamda Sözleşme İlişkisi

Düzenlemelere uygun olarak alınacak tedbirler ve uygulanacak yöntemler vasıtasıyla, portföy yönetim şirketi ile müşteriler arasında imzalanan sözleşmeler, müşteriye sunulacak yatırım hizmet ve faaliyetlerine yönelik olarak aracı kurum ile müşteri arasındaki ilişkileri düzenleyen teminat, kefalet, temlik gibi sözleşmeler de dahil olmak üzere her türlü sözleşme, yazılı şekilde kurulmuş sayılacaktır.

Bu doğrultuda sözleşmenin kurulabilmesi için (i) elektronik sözleşmenin tüm hükümlerinin müşteriye bilişim veya haberleşme cihazı üzerinden iletilmiş olması, (ii) tarafların irade beyanının müşteriye özgü şifreleme gizli anahtarı ile imzalanarak aracı kurum veya portföy yönetim şirketine iletilmesi ve (iii) müşteriye gösterilen bilgilerin müşteri tarafından imzalanması gerekecektir.