3 Şubat 2021 tarihinde yürürlüğe giren 7263 Sayılı Kanun ile, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 40. Maddesine ilişkin değişiklikler yapılmış; gerçek kişi tacirler ve tüzel kişi tacir adına imzaya yetkili kişilerin imzalarının kamu kurum ve kuruluşlarınca veri tabanlarında tutulan imza verilerinden elektronik ortamda temin edilebilmesi sağlanmıştır. Böylece kamu kurum ve kuruluşlarının veri tabanlarında imza verilerinin bulunması ve ulaşılabilir olması halinde imza beyannamesi sunulma zorunluluğu kaldırılmıştır.

Ticaret Bakanlığı tarafından Şirket Kuruluş Sözleşmesinin Ticaret Sicili Müdürlüklerinde İmzalanması Hakkında Tebliğ’de (“Tebliğ”) değişiklik yapılmış ve değişiklik tebliği 20.02.2021 tarihinde yürürlüğe girmiştir.

İmza Beyanının Sunulmayacağı Durumlar

Gerçek kişi tacir ile şirketler adına imzaya yetkili olan kişilerin kamu kurum ve kuruluşlarının veri tabanlarında imza kayıtlarının bulunması halinde, imza verileri ticaret sicil müdürlüklerince elektronik ortamda temin edilecektir. Temin edilen imza verileri Merkezi Sicil Kayıt Sistemi’ne (“MERSİS”) kaydedilecektir.

İmza verilerinin elektronik ortamda temini Bakanlık ile ilgili kurum veya kuruluş arasında yapılacak protokolle sağlanacaktır. Uygulamanın hayata geçmesiyle birlikte, protokol taraflarından birinin bünyesinde kişinin imzasının bulunması halinde, ayrı bir imza beyannamesi düzenlenmesi gerekmeyecektir.

İmza Verilerinin Veri Tabanında Bulunmaması Durumu

İlgili veri tabanında imza kaydının bulunmaması veya kaydın elektronik ortamdan temin edilememesi halinde, imza yetkililerinin imzaları, fiziki olarak notere onaylattırılmak veya herhangi bir müdürlükte yetkilendirilmiş personel huzurunda yazılı beyanda bulunmak suretiyle müdürlüğe verilecektir.

Limited Şirket İstisnası

Limited şirketler için imza kaydının elektronik ortamda temin edilemediği hallerde fiziki imza beyannamesi yalnızca müdürlükte düzenlenecektir. Bu hükmün değişiklik öncesi “şirket kuruluş ve ticari işletme açılış işlemlerinde” ibrazı zorunlu olan imza beyannamelerini düzenlediği göz önüne alınarak, bu istisnanın sadece kuruluş işlemlerine yönelik olduğu düşünülmektedir.

Yabancı Ülkede Bulunan İmza Yetkilileri

Yabancı ülkede bulunan imzaya yetkililerinin imza beyanının düzenlenmesi ve sunulması konusunda bir değişiklik yapılmamış, düzenlenen imza beyanlarının, Türk konsolosluğundan veya Yabancı Resmi Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılması Sözleşmesi hükümlerine göre onaylatılması ve noter onaylı Türkçe tercümesi ile birlikte müdürlüğe verilmesi zorunluluğu aynen devam etmiştir.

Şubeye Atanan İmza Yetkilileri

Bir kişinin bir ticaret şirketiyle birlikte şubesine yahut aynı ticaret şirketinin birden fazla şubesine imzaya yetkili olarak atanması durumunda; ticaret şirketi veya şubeleri aynı sicil çevresi içerisinde olmak kaydıyla ayrıca imza beyannamesi verilmeyecektir.

Bununla birlikte, imza verilerinin Bakanlıkça elektronik ortamda temini sağlanıncaya kadar müdürlükler nezdindeki uygulamalar devam edecektir.